Правила оформления запросов и отчетности по предоставленной благотворительной помощи в виде продукции АО "СВОБОДА"

Благотворительная помощь (далее – БП) в виде предоставления продукции АО "СВОБОДА" на безвозмездной основе оказывается благотворительным фондам, региональным общественным организациям инвалидов (РООИ), государственным казенным образовательным учреждениям для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (ГКОУ) и другим некоммерческим организациям, задачей которых является помощь сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, многодетным семьям, людям с ограниченными возможностями. В соответствии с программой Корпоративной социальной ответственности (далее – КСО) АО "СВОБОДА" благотворительная и спонсорская помощь не оказывается некоммерческим организациям, имеющим религиозное или политическое и любое другое идеологическое направление деятельности.

ПИСЬМО – ЗАПРОС

Благотворительная помощь в виде продукции АО "СВОБОДА" может быть предоставлена только на основании письма – запроса, который должен быть выслан и оформлен согласно требованиям:

1. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПИСЬМА – ЗАПРОСА.

Запрос на предоставление БП должен быть сделан минимум за две-три недели до мероприятия (с учетом годового планирования программы КСО предпочтительно предоставление заявок в течение года, предшествующего плановому).

Запросы, сделанные за меньший срок до мероприятия, не принимаются.

2. ФОРМА ЗАПРОСА.

Запрос должен быть выслан в виде скана

1. На бланке организации
2. Иметь печать и подпись (запросы, сделанные в формате Word с факсимиле, не принимаются)

3. СОДЕРЖАНИЕ ЗАПРОСА.

Запрос должен содержать фактическую информацию:

1. Полное название организации
2. Полный почтовый адрес, телефон, контактное лицо
3. Реквизиты организации
4. Причину проведения мероприятия/сбора пожертвования
5. План/ программу мероприятия
6. Место проведения
7. Дату проведения
8. Количество участников мероприятия/благополучателей

4. КАТЕГОРИИ И КОЛИЧЕСТВО ВЫДАВАЕМОЙ ПРОДУКЦИИ

Решение по категориям и количеству выдаваемой на благотворительность продукции принимается уполномоченными сотрудниками компании, исходя из формата мероприятия, количества благополучателей, указанных в письме – запросе, и возможностей годового бюджета программы КСО.

5. ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ.

Получатель продукции должен иметь документ (доверенность, выданную организацией), удостоверяющий его право на получение продукции, с указанием его паспортных данных и перечня передаваемой продукции.

6. ПОЛУЧЕНИЕ ПРОДУКЦИИ.

Получение продукции осуществляется следующим образом:

1. Самовывозом со склада в г. Москве (г. Москва, ул. Вятская, д.47, стр.4). Время работы склада: с понедельника по четверг - с 8:30 до 16:30, в пятницу с 8:30 до 15:30, обед с 11:00 до 12:00. Для получение продукции со склада необходимо предоставить заранее данные на получателя и машину (марка автомобиля, полный гос. номер). Получатель должен при себе иметь оригинал доверенности от организации и документ, удостоверяющий личность
2. В исключительных случаях и при предварительной договоренности возможна доставка продукции непосредственно благополучателю на его адрес

ОТЧЕТ

7. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТА

Отчет по использованию выданной на благотворительность продукции должен быть предоставлен организацией – благополучателем в следующие сроки, но не позднее:

1. В течение 2-х рабочих дней, если продукция была выдана под конкретное мероприятие
2. В течение 2-х недель, если продукция была выдана в качестве благотворительной помощи для раздачи среди подопечных фонда, общественных организаций инвалидов или некоммерческих организаций
3. В течение 1-2х месяцев при осуществлении долгосрочной акции или в случае стихийного бедствия

8. СОДЕРЖАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТНОСТИ ОТЧЕТА

Отчет должен быть сделан в формате Word или презентации (менее 10Мб) и содержать следующую информацию об акции:

1. Причину проведения
2. Цель проведения
3. Количество участников/получателей благотворительной помощи
4. Фотографии (не менее 10 штук) или ссылка на фотографии
5. Ссылки и скриншоты из социальных сетей с освещением данного мероприятия и информацией о благотворителе в лице АО "СВОБОДА"

По возможности – публикации, видеоматериалы и т.п., если осуществлялась медиаподдержка.

9. БЛАГОДАРСТВЕННОЕ ПИСЬМО

Благодарственное письмо на имя АО "СВОБОДА" приветствуется.

10. ХРАНЕНИЕ ОТЧЕТНОСТИ

Комплект документов на принятую и розданную конечным благополучателям продукцию (письмо – запрос, подписанная накладная, информация по получателю груза, отчет) должен храниться у принимающей стороны в течение 3 лет с момента получения продукции, для предоставления аудиту компании.